第 4 章 共享、权限与数据边界

学习目标

• 按人员、资料和操作三个维度制作权限表，并解释各产品的共享角色实际允许执行哪些操作。
• 理解对话链接、项目、笔记本、任务链接和导出文件等不同共享单元之间的区别，并设计共享范围。
• 通过工作区管理员控制，在组织层面管理共享与连接，并在更改设置后检查已有状态。
• 区分保留、删除、训练使用和记忆是不同的设置，并解释不同套餐之间的差异。
• 通过减少发送敏感资料的设计，以及空间划分，守住数据边界。

引言

某个咨询团队创建了一个与客户公司共同使用的项目。组长认为，只给客户负责人最低的“查看”权限，就足够安全了。项目中除了要与客户共享的报告草稿，还放有团队内部使用的投入人员费率表。一个月后，客户负责人根据费率表的内容，提出要重新协商合同条件。原来，即使只有“查看”权限，也能够打开项目中的文件。同一团队的另一个项目，还发生了相反方向的问题。一位成员因为业务工作区中的内容不用于训练而放下心来，却无意中把客户访谈记录粘贴进个人账户，请AI整理。这两起事故，都不是工具出了错，而是没有准确理解边界造成的。

权限名称看起来像是日常用语，但它实际上允许哪些操作，是由各产品分别定义的。本章首先学习准确阅读这些定义，接着讨论不同共享单元会将哪些内容一并传递出去、管理员能够在组织层面强制实施哪些控制，以及数据会保留多久、是否用于训练。最后学习如何从设计上减少最初发送的敏感资料，以及在人员变动时清理权限。第3章讨论的是AI能够接触什么，本章讨论的则是人会看到什么。

核心概念

从三个维度理解权限

“团队成员可以使用这个项目”，这样的权限说明过于模糊。权限是以下三个维度组合而成的。

权限表的每一行，都应当像“外包设计师可以查看和下载设计稿文件夹中的文件，但不能修改指令，也不能邀请其他人”这样，用一句话写全三个维度。还要写出这项权限为什么是业务工作所必需的。没有依据的权限，就应当被撤销。

按角色划分的共享权限

只看角色名称容易误判。截至核实日，官方帮助文档定义如下。

共同点是：最低权限角色也能看资料。OpenAI帮助文档指出，所有项目成员都能查看和下载添加的文件，也能查看成员名单（姓名与邮箱）。编辑者能邀请他人，却无法移除已有成员。这意味着仅降低权限无法阻止资料暴露，而授予编辑权也可能扩大共享范围。

区分共享单元

共享的对象不同，随之一起传递给接收者的内容也不同。

在按下共享按钮之前，应养成先查看表格的习惯，确认“共享这个单元，会把哪些内容一起交出去”。最常见的错误，就是本来只需要展示一段对话，却将整个项目共享了出去。

群组共享与权限计算

与逐个邀请人员相比，使用群组或链接共享，管理上更方便，但权限的计算也会变得复杂。ChatGPT帮助文档说明，通过群组邀请后，仍可以单独修改个人权限；不过，实际生效的是群组权限与个人权限中较高的一方。如果以编辑权限邀请了整个群组，即使把某个人降为聊天权限，这个人仍然能够编辑。反过来，则可以先用聊天权限邀请群组，再只把其中一部分个人提升为编辑权限。

通过工作区链接加入的成员，默认以聊天权限参与，不能通过链接给工作区全体人员授予编辑权限。在个人账户中，如果所有者选择“Anyone with a link”，那么任何持有该链接、并已登录的用户，都能够加入。原则很简单：广泛共享时，采用最低权限；较高的权限，只单独授予确有需要的个人。

共享的陷阱

1. 在界面上隐藏，并不等于阻止访问。 Gemini Notebook的“聊天视图”链接，会在界面上隐藏来源和成果，但官方帮助文档提醒，这并未完全撤销查看者的底层访问权，他们仍可能通过其他途径访问被隐藏的资料。
2. 关闭共享，已有共享仍可能保留。 按Claude帮助文档的说明，所有者关闭项目共享后，会阻止向新用户或新群组共享，但已有的个人共享仍会保留。不过，全公司公开的项目会转为私密，原本仅依靠公开设置使用的人，将失去访问权。
3. 删除链接，不会删除已经创建的副本。 在ChatGPT中删除共享任务链接后，其他人将无法再通过链接新打开任务，但接收者已经创建的副本仍然存在。
4. 已连接的内容，可能受到共享限制。 Claude Team和Enterprise帮助文档说明，应在私密项目中使用连接器，而不是共享项目。即使将对话共享给特定人员，连接器或MCP工具的原始数据也不会包含在内，只会传递Claude的最终回答。最终回答中仍可能含有已连接服务的内容，因此共享之前必须阅读核查，也不要复制粘贴原始数据来绕过限制。
5. 指令不是共享控制。 “不要把这份资料告诉外部人员”这样的指令，只是在引导模型如何回答，无法改变访问权限。

设计共享范围的步骤

设计共享范围，应当着眼于划分空间，而不是只调整权限名称。

1. 将要共享的人员划分为群体。例如：内部团队、外部合作方、公司全体员工。
2. 为每个群体分别列出应该看到的资料和不应该看到的资料。
3. 对存在“不应该看到的资料”的群体，建立一个不包含这些资料的独立空间。
4. 每个空间都以最低角色为默认值，只给承担管理责任的人编辑权限。
5. 确定共享结束日期，并将当天清理成员和链接的工作写入日程。
6. 正式共享之前，以该群体对应的角色进行测试（参见深入阅读）。

工作区管理员控制

组织层面的控制，比依赖个人谨慎更有力。每个人的注意程度不同，也可能犯错；管理员控制则能够向整个组织强制实施相同的规则。以下是截至核实日期，各产品的主要控制功能。

管理员控制同样存在局限。管理员可以启用或关闭功能、设定范围，但无法代替成员判断，每一份上传资料是否合适。管理员控制与成员对资料的判断，必须同时发挥作用。

保留、删除、训练使用、记忆

数据处理有四个彼此不同的开关。改变其中一个，并不会让其他开关跟着改变。

OpenAI帮助文档说明，关闭“Improve the model for everyone”后，之后的对话不会用于训练，但已经保存的对话既不会被删除，也不会被隐藏。临时聊天不会留在历史记录中，不会创建记忆，也不会用于训练，但出于安全目的，仍可能保留最多30天。Anthropic说明，在个人套餐中删除对话后，该对话会立即从历史记录中消失，但在后端存储中，要在30天以内才会被删除。也就是说，删除同样需要时间。

按套餐划分的数据处理

业务套餐与个人套餐默认值不同。

同一个“反馈按钮”，按套餐不同也可能产生不同结果。即使是业务套餐，反馈仍可能是例外，因此组织需确定是否允许反馈并告知成员。还须确认：Claude Enterprise自定义保留期对项目内对话以项目保留期优先；项目未单独设置时会无限期保留。

隔离敏感资料：从源头少发送

先上传全部敏感资料，再在结果中遮盖，已经太晚。原则是从一开始少发。

1. 处理环境：敏感资料只在公司签约的业务工作区处理。
2. 只提取必要部分：分析客户咨询若只需咨询内容，就去掉姓名与联系方式。
3. 假名化处理：韩国《个人信息保护法》（Personal Information Protection Act，PIPA）将其定义为通过删除部分个人信息、替换部分或全部信息等方式，使没有附加信息就无法识别特定个人的处理（第2条第1项之2）。例如把姓名替换为“客户A”，映射表独立保存在AI空间之外。
4. 使用汇总数据：用月度、分类件数等汇总值代替逐人记录。
5. 空间隔离：另建仅包含需要访问人员的空间。
6. 定期检查：每季度检查成员、公开范围、连接应用，工作结束后撤销访问。

不要忘记，被遮盖的信息仍可能由上下文推断。人数较少的部门中，员工离职原因记录即使隐去姓名，也可能让人识别出具体个人。这类资料仅假名化并不足够，应优先考虑不输入AI。

衍生信息与个人、组织空间

即使不共享原始文件，信息仍然可能泄露。AI生成的摘要、比较表和引文，是包含原始内容的衍生信息。如果把内部空间中生成的摘要粘贴到外部空间，就会产生与共享原始文件相同的效果。把多份资料合在一起生成的结果，有时还会揭示单独查看各份资料时无法看出的信息。

即使由同一个人使用，个人空间和组织空间的管理主体与政策也不同。如果把公司资料上传到个人账户的空间，公司规定的保留、训练使用和审计设置就不会适用。如果误将资料上传，应立即删除，并按照公司政策通知安全负责人。

入职、调岗、离职时清理访问

人员发生变动时，原本绑定在这个人身上的AI资产，就会成为运营中的薄弱环节。需要检查的资产有以下四类。

定时任务尤其需要单独检查。ChatGPT的定时任务，在创建者的账户中，使用这个人的连接与权限运行；通过共享链接交接的副本，也会在接收者的账户中独立执行。负责人离开后，任务可能悄悄停止，也可能反过来继续以离开者的权限运行。公司的共用助手与定期任务，最好以团队责任人为基础来建立，而不是只围绕某个个人，并设置共同管理员。如果组织通过身份提供商管理账户，就可以将离职处理与连接撤权结合起来。例如，Claude采用托管认证的连接器，在身份提供商中停用账户后，连接器的访问权也会一起被撤销。

深入阅读

设置通常只影响未来

管理员更改设置后，人们可能以为已经开放的共享或连接也会自动撤销，但许多设置只会改变今后的行为。

因此，修改设置之后，必须接着检查已有状态。反过来，也有些设置会立即朝着不可逆的方向生效。在Claude Enterprise中缩短保留期时，一旦保存设置，就会为超出新期限的数据安排永久删除，且无法恢复。对每一项设置，都要确认它是“只影响未来”，还是“立即、追溯生效”；对于会追溯生效的设置，应先检查影响范围，再进行修改。

测试权限是否实际生效

管理界面中显示的设置值，可能与用户实际经历的访问情况不同。原因可能是群组权限与个人权限重叠、原系统中的权限不符合预期，或旧链接仍然存在。对于重要的共享，应实际测试。

1. 为每一种角色确定一个测试账户，或请一位同事协助。
2. 使用该角色，确认能否访问允许访问的资料。
3. 尝试打开禁止访问的资料、修改指令、邀请其他人以及下载文件。
4. 向AI询问禁止访问的资料内容。如果空间中没有该资料，AI就应当无法回答。
5. 用表格留下测试结果和设置依据，并写明下一次检查日期。

从个人信息角度看业务自动化

韩国个人信息保护委员会于2025年8月发布了《生成式人工智能（AI）开发与应用个人信息处理指南》。指南也涵盖使用ChatGPT之类商业服务的情况，将生成式AI的开发与应用生命周期划分为目标设定、策略制定、训练与开发、应用与管理四个阶段，提出每个阶段应检查的安全措施，并强调以首席隐私官（CPO）为核心的治理。委员会表示会持续更新该指南，因此必须确认是否为最新版本。

对于无代码自动化负责人，这一视角可以归纳成三个问题：这项自动化是否处理个人信息？如果处理，是否已经减至目的所需的最低限度？公司的个人信息负责人，是否了解处理环境以及保留和训练使用设置？本书不提供法律意见。凡涉及个人信息的自动化，都应在设计阶段，与公司的个人信息负责人一起审查。

工作场景

声谷音响：与外部策划公司共用空间

演出音响设备租赁公司“声谷音响”，与演出策划公司“月晕策划”共同筹备为期两个月的地区巡演。项目经理姜经理准备在公司的业务工作区创建一个共享项目，与策划公司的两位负责人共同使用。计划放入的资料，包括各演出场馆的设备布置图、进场日程表，以及内部使用的设备成本和租赁报价计算表。

姜经理的第一个方案，是把所有资料都放进同一个项目，只给策划公司的负责人最低权限。查看帮助文档后，她发现，即使权限最低，也仍然能够查看和下载文件。第二个方案是保留成本资料，但在指令中写“不要透露成本和利润率”。她同样放弃了这个方案，因为指令不能阻止访问，文件仍然能够打开。

最终，她把空间划分为两个。在与策划公司共享的“巡演协作”项目中，只上传设备布置图和日程表；成本与报价计算表，则放在只有公司员工加入的“巡演内部”项目中。她给策划公司负责人聊天权限，只给声谷音响一方的技术总监编辑权限。

真正的问题在此后才显现出来。第三周，技术总监在内部项目中，请AI总结各场馆的设备配置，并准备将摘要粘贴到协作项目。摘要表的最下方，却有一行各场馆的预计利润率。这是AI基于内部项目资料生成的衍生信息。所幸姜经理在粘贴之前就发现了。

姜经理又制定了一条规则：将要对外共享的成果，只能在对外共享的项目内生成。如果必须将内部项目生成的成果移到外部，就由人逐行检查。在共享之前，她还请一位同事用聊天权限账户进入协作项目，测试询问“设备成本是多少”“利润率是多少”。因为协作项目里没有这些资料，AI无法作答。演出结束当天，将策划公司负责人从成员中移除这件事，也被写进了姜经理的日历。

联生活：调岗员工的自动化交接

日用品公司“联生活”运营团队的白专员，下个月将调往商品策划团队。过去一年，团队的AI自动化一直由白专员一个人搭建。运营团队的郑组长要求，在调岗前的两周内完成交接。

白专员和郑组长首先制作了资产清单。清单包括：白专员拥有的三个共享项目、供30名客服人员使用的一个退货说明助手、以白专员个人账户认证的邮件与云盘连接器，以及每天早晨在白专员账户中运行的两个定时任务。其中一个定时任务，会总结前一天收到的退货受理邮件，并发布到团队频道。

郑组长起初提出，保留白专员的账户，只要把密码交过来就行。白专员表示反对。如果使用别人的账户工作，谁做过什么的记录就会混在一起，而且白专员到新部门后，还会继续使用同一个账户。两人于是决定，交接的是资产，而不是账户。

1. 将退货说明助手的指令原文与测试问题集移到团队云盘，并确认产品是否支持转移所有权。对于不支持转移的内容，在运营团队接任负责人的账户中重新创建，再用同一套测试问题比较结果。
2. 对共享项目，先邀请接任负责人担任编辑，再整理所有权关系。有一个项目已不再使用，便先将其中必要的资料移到团队云盘，然后删除该项目。
3. 在接任负责人的账户中重新创建定时任务，由接任者使用自己的账户重新连接邮件和云盘。确认新任务连续三天都产生正常结果之后，再删除白专员账户中的任务。
4. 确认白专员已从运营团队空间的成员中退出，并确认其个人连接器不再能够访问运营团队的资料。

交接的最后一天，郑组长修改了团队规则：今后，团队使用的助手与定期任务，都必须确保至少有两人能够管理，资产清单则每季度更新一次。

易错点

1. “聊天或查看权限，就看不到资料。” 即使是最低角色，通常也能够查看资料。不应该被看到的资料，要从该空间移除。
2. “在界面上隐藏，就安全了。” 界面隐藏与撤销访问权，是两回事。
3. “关闭共享，已有共享也会消失。” 可能只阻止新增共享，原有的个人共享仍会保留。反过来，通过公开范围开放的访问，也可能立即关闭。更改设置后，要检查实际状态。
4. “邀请群组之后，再降低个人权限，这个人就会获得较低权限。” 实际生效的，可能是群组权限与个人权限中较高的一方。
5. “关闭训练使用，对话就会被删除。” 训练使用与保留、删除，是不同的设置。
6. “业务套餐在任何情况下都不会用于训练。” 反馈之类由用户明确同意共享的数据，可能是例外。
7. “没有共享原始文件，信息就没有泄露。” 摘要、比较表等衍生信息，也可能造成泄露。
8. “接手负责人的账户，交接就完成了。” 应转移的是空间、助手、连接和定时任务等资产，并核查结果，而不是只接手账户。

要点速览

查阅官方文档

• OpenAI — Projects in ChatGPT：阅读共享角色、群组权限计算、文件查看、对话链接与项目共享的区别、管理员控制和保留。
• Anthropic — What are projects?：确认Can view、Can edit及关闭共享的效果。
• Google — Create a notebook in Gemini Notebook：阅读查看者、编辑者、聊天视图局限、导出与权限、允许复制。
• OpenAI — Data controls in ChatGPT：确认模型改进设置会与不会改变什么，以及临时聊天。业务套餐同时参阅Enterprise privacy页面（附录D）。
• Anthropic — Is my data used for model training?：阅读业务产品不训练原则与反馈例外。Enterprise自定义保留期参阅附录D。
• Google — Generative AI in Google Workspace Privacy Hub：确认Workspace中Gemini数据处理原则与保留期。
• 韩国国家法令信息中心 — 《个人信息保护法》第2条：确认假名化处理定义。
• 韩国个人信息保护委员会 — 生成式AI开发与应用个人信息处理指南新闻稿：确认指南结构及是否为最新版。

自测

4-1. 请从人员、资料和操作三个维度，解释“团队成员可以使用这个空间”这样的权限说明为什么模糊，并将其改写成一句包含全部三个维度的话。

4-2. 请用表格整理，ChatGPT共享项目的三种角色（所有者、编辑、聊天），能否分别执行“邀请其他人”“移除已有成员”和“下载已上传文件”。

4-3. 请从五个共享单元（对话链接、项目、笔记本、定时任务链接、导出文件）中选择一个，写出共享时会一并传递哪些内容，以及不会传递哪些内容。

4-4. 请各用一行，写出保留期、删除、训练使用和记忆分别控制什么，并解释“已经关闭训练使用，所以过去的对话也消失了”这一想法错在哪里。

4-5. 请用自己的话解释韩国《个人信息保护法》对假名化处理的定义，并提出在用AI分析咨询记录之前，可以采取的两项“减少发送”的措施。

4-6. 请使用“衍生信息”这个词，解释即使没有共享原始文件，信息仍会泄露的途径，并提出一条防止这种情况的运营规则。

4-7. 请解释，为什么更改管理员设置后，需要检查已有状态。请分别举出一个只影响未来的设置，以及一个会立即、不可逆地生效的设置。

实操练习