3장. 지원자·직원 데이터

학습 목표

• 지원자와 직원의 개인정보를 처리하는 근거(동의, 법령, 계약 등)를 구분하고, AI 활용이 처음 목적 안에 있는지 판단한다.
• 민감정보, 고유식별정보, 주민등록번호, 가명정보의 처리 요건을 구분해 인사 데이터 항목을 분류한다.
• 처리 위탁, 제3자 제공, 국외 이전을 구분하고 AI 벤더 계약에서 확인할 데이터 이용 조건을 고른다.
• 채용서류와 AI 분석 결과의 보유 기간, 반환, 파기 절차를 설계한다.
• 특정 인사 데이터를 특정 AI 도구에 넣어도 되는지 판단하는 절차를 적용한다.

들어가며

인사팀은 회사에서 가장 민감한 데이터를 가장 많이 가진 부서입니다. 지원서에는 경력과 학력이, 근태 기록에는 병가 사유가, 급여 자료에는 계좌와 공제 내역이, 면접 녹화에는 얼굴과 목소리가 들어 있습니다. 생성형 AI가 이 데이터로 할 수 있는 일은 많습니다. 수백 건의 퇴사 설문을 요약하고, 면접 녹취를 정리하고, 급여 계산을 검산하고, 이직 위험을 예측합니다.

문제는 "할 수 있다"와 "해도 된다" 사이의 거리입니다. 같은 근무 기록이라도 급여 검산에 쓰면 원래 목적이지만, 직원에게 알린 목적에 없는 근무 태도 평가에 쓰면 목적 외 이용이 될 수 있습니다. 같은 얼굴 사진이라도 사원증에 인쇄하면 일반 개인정보지만, 본인 확인용 특징 정보를 만들면 민감정보가 됩니다. 같은 벤더라도 회사의 일만 대신하면 위탁이지만, 자기 서비스 개선에 쓰면 제3자 제공이 됩니다.

이 장은 개인정보 보호법의 처리 원칙과 처리 근거에서 출발해, 목적 외 이용, 특별한 정보(민감정보·고유식별정보·주민등록번호), 위탁·제공·국외 이전, 보유와 파기를 차례로 다룹니다. 마지막으로 "이 데이터를 이 AI 도구에 넣어도 되는가"를 판단하는 절차와 벤더 계약 점검표를 만듭니다.

핵심 개념

개인정보와 결합 가능성

개인정보 보호법 제2조제1호는 개인정보를 살아 있는 개인에 관한 정보로서, 성명·주민등록번호·영상 등으로 개인을 알아볼 수 있는 정보(가목), 그 정보만으로는 알아볼 수 없더라도 다른 정보와 쉽게 결합하여 알아볼 수 있는 정보(나목), 가명정보(다목)로 정합니다. 쉽게 결합할 수 있는지는 다른 정보의 입수 가능성, 알아보는 데 드는 시간·비용·기술을 합리적으로 고려해 판단합니다.

인사 데이터에서 이 정의가 중요한 이유는 "이름만 지우면 개인정보가 아니다"라는 착각 때문입니다. 면접 녹취에서 이름을 지워도 "물류 스타트업에서 3년간 재고 시스템을 만든 경험" 같은 발언은 회사 안에서 누구인지 쉽게 짐작됩니다. 열두 명 부서의 설문 응답은 문체만으로도 작성자가 드러납니다. 이름 삭제는 출발점일 뿐, 익명 처리나 가명 처리와 같지 않습니다.

처리 원칙: 목적, 최소, 익명

제3조는 개인정보 보호 원칙을 정합니다. 인사 AI에 특히 중요한 것은 다섯 가지입니다.

제7항은 실무에서 가장 자주 쓰입니다. 부서 단위 개선 과제를 찾는 설문 분석이라면 응답자 신원이 필요 없으므로 익명 처리한 자료로 분석해야 합니다. 반대로 급여 검산처럼 개인 단위로 지급되는 일은 개인을 알아볼 수밖에 없습니다.

처리 근거: 무엇으로 수집하고 이용하는가

제15조제1항은 개인정보를 수집·이용할 수 있는 경우를 일곱 가지로 정합니다. 인사 업무와 관련이 깊은 것은 다음 넷입니다.

동의를 받을 때는 수집·이용 목적, 항목, 보유·이용 기간, 동의를 거부할 권리와 그 불이익을 알려야 하고(제15조제2항), 동의 사항은 구분해 각각 받아야 하는 경우가 있습니다(제22조). 최소한의 정보 외에는 동의하지 않을 수 있음을 알리고, 그것을 이유로 서비스 제공을 거부하지 못합니다(제16조). 동의 없이 처리할 수 있는 개인정보는 그 항목과 법적 근거를 동의 대상과 구분해 공개하거나 알려야 합니다(제22조제3항).

처리 근거는 2장의 자동화된 결정에서도 다시 쓰입니다. 결정이 제1호·제2호·제4호에 따라 이루어지면 거부권의 예외가 되기 때문입니다. 근거를 문서로 정리해 두지 않으면 어떤 절차가 필요한지조차 판단할 수 없습니다.

목적 외 이용과 제공

먼저 볼 것은 처음 목적과 합리적으로 관련된 추가 이용입니다. 제15조제3항과 제17조제4항은 당초 수집 목적과 합리적으로 관련된 범위에서 정보주체의 동의 없이 이용·제공할 수 있는 길을 두고, 시행령 제14조의2는 그 판단 요소로 당초 목적과의 관련성, 수집 정황과 처리 관행에 비춘 예측 가능성, 정보주체 이익의 부당한 침해 여부, 가명처리·암호화 등 안전조치를 듭니다. 이 범위를 벗어나면 목적 외 이용입니다.

제18조제1항은 제15조제1항에 따른 범위를 넘어 이용하거나 제17조제1항 등에 따른 범위를 넘어 제3자에게 제공하는 것을 금지합니다. 예외는 제2항이 정하며, 공공기관이 아닌 회사에 주로 해당하는 것은 정보주체의 별도 동의, 다른 법률의 특별한 규정, 급박한 생명·신체·재산의 이익 등입니다. 별도 동의를 받을 때는 받는 자, 이용 목적, 항목, 보유·이용 기간, 거부 권리와 불이익을 알려야 합니다(제3항).

인사 AI에서 목적 외 이용이 자주 생기는 장면은 다음과 같습니다.

"회사 시스템에 이미 있는 정보"라는 사실은 처리 근거가 아닙니다. 쓸 때마다 목적과 필요 범위를 다시 확인해야 합니다. 그리고 목적 외 이용은 법 문제이기 전에 신뢰 문제입니다. HR 챗봇 대화가 평가에 쓰인다는 사실이 알려지면 직원들은 챗봇에 솔직하게 묻지 않고, 도입 목적이 무너집니다.

민감정보

제23조는 사상·신념, 노동조합·정당의 가입·탈퇴, 정치적 견해, 건강, 성생활 등에 관한 정보와 대통령령이 정하는 정보를 민감정보로 정하고 원칙적으로 처리를 금지합니다. 시행령 제18조는 유전자검사 등으로 얻은 유전정보, 범죄경력자료, 개인의 신체적·생리적·행동적 특징에 관한 정보로서 특정 개인을 알아볼 목적으로 일정한 기술적 수단을 통해 생성한 정보, 인종이나 민족에 관한 정보를 더합니다.

민감정보는 다른 처리에 대한 동의와 별도로 동의를 받거나, 법령이 처리를 요구·허용하는 경우에만 처리할 수 있고(제23조제1항), 처리할 때는 안전성 확보 조치를 해야 합니다(제2항).

인사 업무에서 민감정보는 생각보다 가까이 있습니다. 병가 사유와 건강검진 결과는 건강 정보입니다. 노동조합 가입 여부는 그 자체로 민감정보입니다. 출입 관리를 위해 얼굴 사진에서 본인 확인용 특징 정보를 만들면 생체 특징 정보가 됩니다. 이런 정보를 AI 분석에 넣으려면 근거부터 다시 확인해야 하고, 인사 조치에 쓰이는 모델이라면 넣지 않는 것이 원칙입니다. 노동조합법 제81조제1항제1호는 노동조합 가입을 이유로 근로자에게 불이익을 주는 행위를 부당노동행위로 금지하므로, 노조 가입 여부가 보직이나 평가에 영향을 줄 수 있는 모델에 들어가면 동의서가 있어도 문제가 됩니다.

고유식별정보와 주민등록번호

제24조는 법령에 따라 개인을 고유하게 구별하려고 부여한 식별정보 가운데 대통령령이 정하는 고유식별정보를, 별도 동의를 받거나 법령이 구체적으로 요구·허용하는 경우에만 처리하게 하고, 암호화 등 안전성 확보 조치를 요구합니다. 시행령 제19조는 주민등록번호, 여권번호, 운전면허의 면허번호, 외국인등록번호를 정합니다.

주민등록번호는 더 엄격합니다. 제24조의2제1항은 법률·대통령령 등이 구체적으로 처리를 요구하거나 허용한 경우, 급박한 생명·신체·재산의 이익을 위해 명백히 필요한 경우, 이에 준하여 불가피한 경우로서 보호위원회가 고시로 정하는 경우를 빼고는 처리할 수 없게 합니다. 다른 고유식별정보와 달리 정보주체의 동의가 처리 근거가 되지 않습니다. 처리하는 경우에도 암호화해 보관해야 합니다(제2항).

그래서 "중복 지원을 막겠다"며 지원서에 주민등록번호를 입력하게 하는 것은, 그 단계에서 처리를 구체적으로 요구하거나 허용하는 법령이 없는 한 동의서를 받아도 할 수 없습니다. 중복 확인은 연락처나 본인 인증 같은 다른 수단으로 합니다. 입사 후 법령이 구체적으로 요구하는 처리라면 그 근거 범위에서만 처리합니다.

가명정보와 그 한계

가명처리는 개인정보의 일부를 삭제하거나 대체해 추가 정보 없이는 특정 개인을 알아볼 수 없게 하는 처리이고(제2조제1호의2), 그 결과가 가명정보입니다. 가명정보는 여전히 개인정보입니다. 대체 키와 원래 이름을 잇는 대응표가 어딘가에 있다면, 그것과 결합해 다시 개인을 알아볼 수 있기 때문입니다.

제28조의2는 통계작성, 과학적 연구, 공익적 기록보존 등을 위해 정보주체의 동의 없이 가명정보를 처리할 수 있게 합니다. 과학적 연구는 기술의 개발과 실증, 기초연구, 응용연구, 민간 투자 연구 등 과학적 방법을 적용하는 연구를 말합니다(제2조제8호). 그러나 이 특례는 특정 개인에게 인사 조치를 하려는 목적의 근거가 아닙니다. 이직 위험이 높게 나온 직원을 골라 면담하려는 분석은 개인을 알아보는 것이 목적이므로, 가명처리로 "동의 없이 무엇이든 해도 되는" 자료가 되지 않습니다. 제28조의5는 가명정보를 처리하는 자가 특정 개인을 알아보기 위한 목적으로 가명정보를 처리하지 못하게 합니다.

단계를 나누면 정리됩니다. 과거 인사 데이터를 가명처리해 예측 모델을 개발·검증하는 단계는 과학적 연구 특례를 검토할 여지가 있지만, 사내 인사관리 목적의 모델 개발이 과학적 연구에 해당하는지는 불확실하므로 전문가 검토를 받고 다른 처리 근거도 함께 검토하세요. 그러나 그 모델을 실제 직원에게 적용해 면담 대상을 고르는 단계는 개인을 알아보는 처리이므로, 근로계약 이행이나 별도 동의 같은 일반 처리 근거와 목적의 범위를 따로 갖춰야 하고, 1장과 5장의 차별·공정성 점검도 함께 거쳐야 합니다.

처리 위탁과 제3자 제공

AI 벤더에 인사 데이터를 넘길 때 가장 먼저 정할 것은 그 관계가 위탁인지 제3자 제공인지입니다. 기준은 데이터를 누구의 목적으로 처리하느냐입니다.

제26조는 위탁에 다음을 요구합니다. 위탁 업무 목적 외 처리 금지, 기술적·관리적 보호조치 등을 담은 문서(제1항). 위탁 업무 내용과 수탁자를 정보주체가 쉽게 확인할 수 있게 공개(제2항, 이때 수탁자에는 재위탁받은 제3자도 포함). 수탁자 교육과 처리 현황 점검 등 감독(제4항). 수탁자가 재위탁하려면 위탁자의 동의(제6항). 그리고 제8항은 파기(제21조), 민감정보(제23조), 자동화된 결정(제37조의2) 등 여러 조항을 수탁자에게 준용합니다.

계약서 초안에 "벤더는 서비스 품질 개선을 위해 데이터를 활용할 수 있다" 같은 넓은 조항이 있다면, 그 활용이 위탁 업무 범위 안인지 다시 봐야 합니다. 벤더의 범용 모델 학습처럼 벤더 자신의 목적이라면 위탁의 범위를 넘습니다.

국외 이전

AI 서비스는 해외 클라우드에서 돌아가는 경우가 많습니다. 제28조의8제1항은 개인정보를 국외로 제공(조회되는 경우 포함)·처리위탁·보관하는 것을 원칙적으로 금지하고, 다음 경우에만 허용합니다.

1. 정보주체로부터 국외 이전에 관한 별도의 동의를 받은 경우
2. 법률이나 조약 등에 특별한 규정이 있는 경우
3. 정보주체와의 계약 체결·이행을 위해 처리위탁·보관이 필요한 경우로서, 이전 사항을 처리방침에 공개하거나 전자우편 등으로 알린 경우
4. 이전받는 자가 보호위원회가 고시하는 인증을 받고 필요한 조치를 한 경우
5. 이전 대상 국가 등의 보호 수준이 실질적으로 동등하다고 보호위원회가 인정한 경우

알리거나 공개할 사항은 이전되는 항목, 이전 국가·시기·방법, 이전받는 자의 명칭과 연락처, 이전받는 자의 이용 목적과 보유·이용 기간, 이전을 거부하는 방법·절차와 거부의 효과입니다(제2항). 회사 목적의 처리라 위탁이더라도 처리 장소가 국외면 위탁 요건에 국외 이전 요건이 더해집니다. 아직 근로계약을 맺지 않은 지원자 단계의 처리가 제3호의 '계약 체결을 위해 필요한' 처리위탁·보관에 해당하는지 판단이 서지 않는다면, 제1호의 별도 동의를 받는 편이 분쟁을 줄입니다.

보유 기간과 파기

제21조는 보유기간이 지나거나 처리 목적을 이루는 등 개인정보가 불필요하게 되면 지체 없이 파기하게 하고(제1항), 복구·재생되지 않도록 조치하게 하며(제2항), 다른 법령에 따라 보존해야 하면 분리해 저장·관리하게 합니다(제3항). 이 의무는 수탁자에게도 준용되므로, 벤더 시스템에 남은 사본까지 함께 파기해야 합니다.

AI를 쓰면 파기할 대상이 늘어납니다. 원본 지원서뿐 아니라 AI가 만든 점수, 요약, 임베딩(글을 숫자 벡터로 바꾼 값으로, 원문을 짐작하게 할 수 있음), 분석 로그도 개인을 알아볼 수 있거나 다른 정보와 결합해 알아볼 수 있다면 개인정보입니다. 다른 법령에 따라 보존해야 하는 자료는 파기 대신 분리 보관합니다(제21조제3항). 파기 목록에 이 파생 결과를 넣지 않으면 "원본은 지웠는데 요약은 남아 있는" 상태가 됩니다.

채용서류에는 채용절차법의 반환 규정도 겹칩니다. 제11조제1항은 채용 여부가 확정된 뒤 구직자(확정된 채용대상자 제외)가 반환을 청구하면 본인 확인 후 돌려주게 하지만, 홈페이지나 전자우편으로 제출된 경우와 구직자가 요구 없이 자발적으로 제출한 경우는 예외로 둡니다. 반환 청구 기간은 채용 여부가 확정된 날 이후 14일부터 180일까지의 범위에서 구인자가 정하고, 채용 여부가 확정되기 전까지 구직자에게 알려야 합니다(시행령 제4조, 법 제11조제6항). 청구 기간이 지나거나 반환하지 않은 채용서류는 개인정보 보호법에 따라 파기합니다(제11조제4항). 채용절차법은 상시 30명 이상 사업장에 적용되므로(제3조), 그보다 작은 사업장에서는 개인정보 보호법의 보유·파기 원칙이 기준이 됩니다.

안전조치와 접속 기록

제29조는 내부 관리계획 수립, 접속기록 보관 등 안전성 확보에 필요한 기술적·관리적·물리적 조치를 요구합니다. 인사 AI에서 이것은 두 가지로 구체화됩니다. 하나는 회사가 관리하는 도구에서만 처리하는 것입니다. 면접관이 개인 계정의 무료 챗봇에 녹취를 붙여 넣는 순간 회사의 안전 관리 범위를 벗어납니다. 다른 하나는 누가 무엇을 조회했는지 남기는 것입니다. 이는 4장의 감사 추적과 이어집니다.

판단 절차: 이 데이터를 이 AI에 넣어도 되는가

인사 담당자가 매번 쓸 수 있는 판단 순서를 정리하면 다음과 같습니다.

1. 목적 확인. 이 분석으로 무엇을 결정하려는가. 개인에게 조치하는가, 집단을 이해하려는가.
2. 근거 확인. 그 목적이 처음 수집할 때의 근거와 알린 목적 안에 있는가. 아니라면 별도 동의 등 새 근거가 있는가.
3. 정보 유형 확인. 민감정보, 고유식별정보, 주민등록번호가 들어 있는가. 있다면 그 정보에 맞는 근거가 있는가. 인사 조치에 쓰이는 분석에서 뺄 수 있는가. 채용 단계라면 채용절차법 제4조의3의 금지 정보와 보호 속성을 대신 드러내는 변수(1장)가 섞여 있지 않은가.
4. 최소화. 목적에 필요한 항목만 남겼는가. 익명 처리로 목적을 이룰 수 있는가.
5. 도구 확인. 회사가 계약하고 승인한 도구인가. 위탁 문서와 공개, 국외 이전 요건이 갖춰졌는가. 직원 행동을 새로 수집하는 도구라면 노사협의회 협의(근로자참여법 제20조제1항제14호)와 고지 요건(4장)도 확인했는가.
6. 기간 확인. 입력과 결과물을 언제 파기하는가. 벤더 쪽 보존 기간은 얼마인가.

벤더 계약에서 데이터 이용 조건 확인하기

AI 벤더의 데이터 조건은 화면이 아니라 계약 문서에 있습니다. 계약 전에 아래 표의 칸을 근거 문서와 함께 채웁니다.

"벤더가 암호화한다고 확약했다"나 "비밀유지계약을 맺었다"는 이 표의 칸을 채우지 못합니다. 암호화는 보호조치의 하나일 뿐이고, 비밀유지계약은 위탁 문서의 법정 내용과 공개, 위탁자의 감독 의무를 대신하지 않습니다.

깊이 읽기

"이름을 지웠다"와 "익명이다" 사이

제58조의2는 시간·비용·기술 등을 합리적으로 고려할 때 다른 정보를 사용해도 더 이상 개인을 알아볼 수 없는 정보에는 이 법을 적용하지 않는다고 정합니다. 익명 처리는 이 상태를 만드는 일입니다. 인사 데이터는 이 기준을 넘기 어렵습니다. 조직이 작고, 구성원이 서로를 알고, 경력과 업무 내용이 고유하기 때문입니다. 실무에서는 세 가지 방법을 함께 씁니다. 집계 단위를 키운다(다섯 명 미만 부서는 상위 조직과 합쳐, 같은 값의 사람이 최소 k명 이상 되게 하는 k-익명성 방식). 고유한 세부 내용을 지운다(프로젝트명, 고객사명, 특정 사건). 결과물에 원문 인용을 넣지 않는다. 그래도 자유 서술은 위험이 남으므로, 분석을 회사가 관리하는 도구 안에서만 하고 결과는 집계 수준으로만 공유합니다.

직원의 동의는 얼마나 자유로운가

채용과 고용 관계에서는 회사와 지원자·직원 사이의 힘이 대등하지 않습니다. 동의서를 내밀면 대부분 서명합니다. 법은 동의를 받는 방법(제22조), 최소 정보 외에는 동의하지 않을 수 있음을 알리고 그것을 이유로 불이익을 주지 말 것(제16조, 제22조제5항)을 정해 이 불균형을 줄이려 합니다. 실무 원칙은 이렇습니다. 계약 이행이나 법령상 의무로 설명할 수 있는 처리는 그 근거로 처리하고, 동의가 필요한 처리는 거부해도 불이익이 없도록 설계하며, 거부한 사람의 대안 경로를 처음부터 마련합니다. 노동조합 가입처럼 동의서로도 정당화하기 어려운 처리는 애초에 하지 않습니다.

파생 데이터의 수명

AI가 만든 결과물은 원본보다 오래 살아남기 쉽습니다. 요약은 공유 폴더에, 점수는 스프레드시트에, 임베딩은 검색 색인에 흩어집니다. 그리고 원본을 파기한 뒤에도 남은 요약이 다음 채용의 "참고 자료"로 다시 쓰이면, 알린 기간과 목적을 모두 벗어난 처리가 됩니다. 데이터 흐름도를 그릴 때 원본만이 아니라 AI가 만들어 내는 모든 산출물의 위치와 파기 시점을 함께 적어 두세요.

실무 장면

들녘농산의 퇴사 사유 분석

농산물 유통사 '들녘농산'(직원 1,300명) 인사팀은 지난 2년간의 퇴사 면담 기록 480건을 AI로 분석해 이직 원인을 찾고 싶었습니다. 처음 계획은 면담 기록 원문을 그대로 회사 승인 AI 도구에 넣고 "퇴사자별로 진짜 퇴사 이유를 추정해 달라"고 하는 것이었습니다.

판단 절차를 적용하자 문제가 드러났습니다. 목적은 회사 차원의 개선 과제를 찾는 것이어서 개인을 알아볼 필요가 없었습니다. 면담 기록에는 건강 사유와 가족 사정, 동료 이름이 섞여 있었습니다. 퇴사자별 "진짜 이유"를 추정하는 것은 알린 목적(퇴사 절차 처리와 조직 개선)을 넘어설 수 있었습니다. 기록 보유 기간도 일부는 이미 지나 있었습니다.

인사팀은 계획을 바꿨습니다. 보유 기간이 지난 기록은 분석 전에 파기했습니다. 남은 기록에서 이름, 사번, 동료 이름, 건강·가족 관련 세부 내용을 지우고, 다섯 명 미만 부서는 본부 단위로 합쳤습니다. 질문도 "퇴사자별 추정"이 아니라 "본부별로 반복되는 퇴사 사유 유형과 빈도"로 바꿨습니다. 결과 보고서에는 원문 인용을 넣지 않았습니다. 버린 선택지는 "기록이 회사 시스템에 있으니 그대로 쓰자"와 "퇴사자에게 사후 동의를 받자"였습니다. 앞의 것은 근거가 아니고, 뒤의 것은 연락이 닿지 않는 사람이 많아 현실적이지 않았으며 애초에 개인 단위 분석이 필요 없었습니다.

보람에너지의 해외 AI 요약 서비스 계약

에너지 기업 '보람에너지'는 경력 채용 지원서를 요약하는 해외 AI 서비스를 검토했습니다. 영업 담당자는 "업계 표준 보안 인증이 있고 암호화하니 걱정 없다"고 했습니다. 인사팀은 벤더 계약 점검표를 채웠습니다.

처리 지위는 회사의 서류 심사 목적만이어서 위탁이었습니다. 그러나 이용약관에는 "서비스 개선을 위해 고객 데이터를 활용할 수 있다"는 조항이 있었고, 학습 사용 기본값이 켜져 있었습니다. 처리 위치는 해외 리전이었고, 하위 처리자 목록이 따로 있었습니다.

인사팀은 세 가지를 계약 조건으로 걸었습니다. 학습 사용을 끄고 서비스 개선 조항을 위탁 업무 범위로 좁힌다. 하위 처리자를 바꿀 때는 회사의 동의를 받는다. 처리 현황 보고와 삭제 확인서를 받는다. 국외 이전에 대해서는, 아직 계약을 맺지 않은 지원자 단계의 처리가 계약 체결에 필요한 처리위탁인지 판단이 서지 않아 지원서 접수 때 국외 이전에 대한 별도 동의를 받기로 했습니다. 동의 화면에는 이전 항목, 국가와 시기·방법, 이전받는 자의 명칭과 연락처, 이용 목적과 보유 기간, 거부 방법과 효과를 적고, 동의하지 않은 지원자의 서류는 국내에서 사람이 검토하는 경로를 두었습니다. 보안 인증은 확인했지만, 인증만으로는 이 칸들을 대신할 수 없다는 점을 내부 보고서에 적어 두었습니다.

자주 틀리는 지점

• "이름을 지우면 개인정보가 아니다." 다른 정보와 쉽게 결합해 알아볼 수 있으면 개인정보입니다.
• "회사 시스템에 있는 정보니 써도 된다." 쓸 때마다 목적과 근거를 확인해야 합니다. 보유 자체는 근거가 아닙니다.
• "동의서를 받으면 주민등록번호도 받을 수 있다." 주민등록번호는 법령 근거 등이 없으면 동의로도 처리할 수 없습니다.
• "가명처리하면 동의 없이 무엇이든 할 수 있다." 가명정보 특례는 통계·과학적 연구·공익적 기록보존 등을 위한 것이고, 가명정보도 개인정보입니다.
• "위탁 계약이 있으니 벤더가 자유롭게 써도 된다." 수탁자는 위탁 업무 범위를 넘어 이용할 수 없습니다. 벤더 자신의 목적이면 제3자 제공입니다.
• "국내 위탁 요건만 갖추면 해외 서버도 괜찮다." 처리 장소가 국외면 국외 이전 요건이 더해집니다.
• "원본을 지웠으니 파기는 끝났다." AI 점수, 요약, 임베딩과 수탁자 보관분까지 파기해야 합니다.
• "홈페이지로 받은 지원서도 반환 청구에 대비해 오래 보관한다." 홈페이지·전자우편 제출은 반환 의무의 예외입니다. 채용 목적을 이루는 등 불필요해지면 알린 기간이 남았더라도 지체 없이 파기하고, 알린 보유 기간을 넘겨 보관할 수도 없습니다.

한눈에 정리

공식 문서로 확인하기

• 개인정보 보호법 제15조 — 수집·이용의 일곱 가지 근거와 동의 시 알릴 사항을 읽습니다.
• 개인정보 보호법 제18조 — 목적 외 이용·제공의 금지와 예외를 확인합니다.
• 개인정보 보호법 제23조와 시행령 제18조 — 민감정보의 범위와 처리 요건을 읽습니다.
• 개인정보 보호법 제24조의2 — 주민등록번호 처리 제한과 암호화 의무를 확인합니다.
• 개인정보 보호법 제26조 — 위탁 문서, 공개, 감독, 재위탁, 준용 조항을 읽습니다.
• 개인정보 보호법 제28조의8 — 국외 이전의 다섯 경로와 알릴 사항을 확인합니다.
• 채용절차법 제11조와 시행령 제4조 — 채용서류 반환의 예외와 청구 기간을 확인합니다.

셀프 체크

3-1. 개인정보 보호법 제3조제7항의 익명·가명 처리 원칙을 쓰고, 이 원칙이 개인 단위 처리가 꼭 필요한 업무와 그렇지 않은 업무에서 어떻게 다르게 적용되는지 예를 하나씩 들어 설명하라.

3-2. 민감정보와 고유식별정보, 주민등록번호의 처리 요건 차이를 표로 정리하라. 특히 정보주체의 동의가 근거가 되는지에 주목하라.

3-3. 처리 위탁과 제3자 제공을 가르는 기준을 한 문장으로 쓰고, 위탁자가 갖춰야 할 의무 네 가지를 쓰라.

3-4. 국외 이전이 허용되는 경로 다섯 가지 가운데 별도 동의 없이 쓸 수 있는 경로 하나를 골라 그 요건을 설명하라.

3-5. AI를 쓰는 채용에서 파기 목록에 원본 지원서 외에 반드시 넣어야 할 항목 세 가지와, 그 이유를 쓰라.

3-6. 가명정보 처리 특례가 적용되는 목적을 쓰고, 이 특례가 개인에게 인사 조치를 하려는 분석의 근거가 되지 않는 이유를 설명하라.

3-7. (설계) 회사가 쓰는 AI 도구 하나에 대해 이 장의 벤더 계약 점검표 여덟 행을 채울 계획을 세워라. 행마다 어떤 문서에서 근거를 찾을지와 확인하지 못했을 때의 처리 방법을 쓰라.

실습 과제